Lịch xe không cố định khiến người gửi bị động

– “Alo, chành xe hả? Cho mình hỏi xe đi [Tỉnh A] hôm nay mấy giờ chạy?” 

– “Dạ, xe đang chờ gom hàng anh/chị ơi, khi nào đủ hàng thì chạy ạ, chưa có giờ cố định.”

Cuộc đối thoại quen thuộc này nói lên một thực trạng phổ biến trong ngành vận tải hàng hóa qua chành xe: lịch xe không cố định khiến người gửi bị động. Sự thiếu chắc chắn về thời gian khởi hành và giao nhận không chỉ gây ra sự bất tiện mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh, công việc cá nhân của rất nhiều người. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích nguyên nhân, những hệ lụy và quan trọng hơn là đưa ra các giải pháp thiết thực để các bạn gửi hàng có thể chủ động hơn trong tình huống này.

Thực trạng “mông lung” về lịch trình chành xe

Đối với nhiều người thường xuyên gửi hàng qua chành, việc không nắm được lịch trình xe chạy cụ thể đã trở thành một “nỗi khổ không tên”. Bạn có thể đã chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng, nhưng lại phải thấp thỏm chờ đợi thông báo từ nhà xe. Có khi hàng hóa nằm chờ ở kho cả ngày, thậm chí vài ngày, mới được xếp lên xe. Điều này đặc biệt gây khó khăn cho các tiểu thương cần hàng hóa luân chuyển nhanh để đáp ứng đơn hàng, hoặc những cá nhân gửi đồ dùng cá nhân, quà biếu cần đến nơi đúng dịp. Sự bị động này khiến người gửi khó lòng sắp xếp công việc và thông báo chính xác thời gian nhận hàng cho đối tác, khách hàng.

Tại sao lịch trình của nhiều chành xe lại “thất thường”?

Có nhiều yếu tố dẫn đến tình trạng lịch xe không cố định ở một số chành xe:

• Tối ưu hóa chi phí vận hành: Đây là nguyên nhân chính. Mỗi chuyến xe lăn bánh đều tiêu tốn một khoản chi phí không nhỏ (xăng dầu, phí cầu đường, lương tài xế, bảo dưỡng xe…). Nếu xe chạy khi chưa đủ tải trọng tối ưu, nhà xe sẽ phải gánh chịu chi phí cao hơn trên mỗi đơn vị hàng hóa, làm giảm lợi nhuận hoặc thậm chí thua lỗ. Do đó, nhiều nhà xe chọn cách chờ gom đủ hàng hoặc gần đủ hàng mới cho xe xuất bến.
• Đặc thù của dịch vụ gom hàng lẻ: Bản chất của dịch vụ chành xe là gom hàng từ nhiều chủ hàng khác nhau để ghép chung một chuyến. Lượng hàng hóa từ mỗi khách hàng không đồng đều và không thể dự đoán chính xác mỗi ngày. Vì vậy, việc có một lịch trình cố định răm rắp trở nên khó khăn, nhất là với các tuyến đường có lượng hàng không ổn định.
• Tần suất chuyến thấp ở một số tuyến đường: Với những tuyến đường ít phổ biến hơn hoặc nhu cầu vận chuyển không cao, việc duy trì lịch trình cố định hàng ngày, nhiều chuyến là không khả thi về mặt kinh tế. Nhà xe buộc phải linh hoạt dựa trên lượng hàng thực tế.
• Phụ thuộc vào yếu tố khách quan: Đôi khi, lịch trình bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như tình hình giao thông (kẹt xe, tai nạn), thời tiết xấu, hoặc các vấn đề phát sinh đột xuất với phương tiện, tài xế.
• Quy mô và cách thức quản lý của nhà xe: Những nhà xe nhỏ, hoạt động theo kiểu gia đình hoặc chưa có hệ thống quản lý chuyên nghiệp thường có lịch trình linh hoạt hơn, ít ràng buộc bởi các quy định cứng nhắc về thời gian.

Hệ lụy khi người gửi bị động vì lịch xe không cố định

Sự thiếu chắc chắn về lịch trình xe chạy gây ra không ít phiền toái và thiệt hại:

⭐ Gây gián đoạn kế hoạch kinh doanh và cá nhân: Tiểu thương không thể cam kết thời gian giao hàng chính xác cho khách, dẫn đến lỡ đơn hàng, mất cơ hội kinh doanh. Cá nhân gửi đồ dùng cũng khó sắp xếp thời gian nhận hàng hoặc thông báo cho người nhận.

⭐ Hàng hóa có nguy cơ bị chậm trễ, hư hỏng: Thời gian chờ đợi kéo dài tại kho có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng nhạy cảm với thời gian như thực phẩm, nông sản, hoa tươi.

⭐ Tăng chi phí cơ hội và chi phí phát sinh: Hàng hóa bị “ngâm” đồng nghĩa với việc vốn bị động, chi phí cơ hội bị bỏ lỡ. Trong một số trường hợp, người gửi có thể phải chịu thêm chi phí lưu kho hoặc tìm phương án vận chuyển khác tốn kém hơn.

⭐ Mất thời gian và công sức theo dõi, cập nhật: Người gửi phải liên tục gọi điện hỏi thăm, cập nhật tình hình từ nhà xe, gây tốn kém thời gian và tạo cảm giác mệt mỏi, bất an.

⭐ Ảnh hưởng đến uy tín: Việc giao hàng trễ hẹn do lịch xe không cố định có thể làm suy giảm uy tín của người gửi trong mắt khách hàng hoặc đối tác.

Cách người gửi hàng chủ động hơn trước tình trạng lịch xe “mờ mịt”

Dù không thể thay đổi hoàn toàn cách vận hành của tất cả các chành xe, người gửi hàng vẫn có thể áp dụng những chiến lược sau để giảm thiểu sự bị động:

Lựa chọn chành xe có lịch trình rõ ràng, minh bạch

Đây là yếu tố tiên quyết. Trước khi quyết định gửi hàng, hãy ưu tiên những nhà xe:

• Công khai lịch trình xe chạy cố định cho từng tuyến trên website, fanpage hoặc tại văn phòng.
• Có tần suất chuyến cao, nhiều chuyến trong ngày/tuần.
• Cam kết thời gian khởi hành và thời gian dự kiến hàng đến.
• Có quy trình thông báo rõ ràng nếu có sự thay đổi về lịch trình.

Trao đổi kỹ lưỡng và đặt câu hỏi chi tiết với nhà xe

Đừng ngần ngại hỏi nhân viên nhà xe những câu hỏi cụ thể:

• “Tuyến [A] đi [B] có mấy chuyến cố định mỗi ngày? Thời gian khởi hành cụ thể là khi nào?”
• “Thời gian cắt hàng (thời gian cuối cùng nhận hàng để kịp chuyến) là mấy giờ?”
• “Nếu tôi gửi hàng vào [thời điểm X], dự kiến khi nào xe chạy và khi nào hàng đến nơi?”
• “Chính sách của nhà xe nếu xe không đủ hàng để chạy theo lịch là gì?”
  Sự rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

Ưu tiên các nhà xe lớn, có uy tín và hệ thống quản lý chuyên nghiệp

Các công ty vận tải lớn, có thương hiệu thường đầu tư vào hệ thống quản lý hiện đại, quy trình vận hành chuẩn hóa và có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp hơn. Họ có khả năng điều phối xe tốt hơn, đảm bảo lịch trình ổn định hơn so với các chành xe nhỏ lẻ, hoạt động tự phát.

Tìm hiểu và sử dụng các dịch vụ có cam kết thời gian

Nếu yếu tố thời gian là cực kỳ quan trọng, hãy cân nhắc:

• Dịch vụ chuyển phát nhanh của chành xe: Một số đơn vị có các gói dịch vụ ưu tiên, đảm bảo thời gian giao nhận với mức phí cao hơn.
• Các công ty chuyển phát nhanh chuyên nghiệp: Đối với các kiện hàng nhỏ, cần độ chính xác cao về thời gian, đây là lựa chọn đáng tin cậy.
• Dịch vụ thuê nguyên xe (bao xe): Nếu lượng hàng lớn hoặc bạn không muốn phụ thuộc vào lịch trình chung, thuê nguyên xe sẽ cho bạn toàn quyền quyết định thời gian.

Lên kế hoạch gửi hàng sớm hơn dự kiến

Để có một khoảng thời gian “đệm” cho những sự cố không lường trước hoặc sự chậm trễ từ nhà xe, hãy cố gắng gửi hàng sớm hơn so với thời hạn cuối cùng bạn cần. Ví dụ, nếu bạn cần hàng đến nơi vào thứ Sáu, hãy cân nhắc gửi từ thứ Ba hoặc thứ Tư. Điều này giúp giảm áp lực và cho bạn thêm lựa chọn nếu có vấn đề phát sinh.

Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà xe tin cậy

Khi bạn là khách hàng thường xuyên và có mối quan hệ tốt với một nhà xe uy tín, bạn có thể nhận được sự ưu tiên nhất định hoặc thông tin cập nhật nhanh chóng, chính xác hơn về lịch trình. Đôi khi, một cuộc gọi thân tình có thể giúp bạn nắm bắt được tình hình tốt hơn.

Chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng

Đừng đặt tất cả “trứng vào một giỏ”. Nếu lịch trình của chành xe quen thuộc không đáp ứng được yêu cầu của bạn vào một thời điểm cụ thể, hãy có sẵn danh sách các nhà xe khác hoặc các phương thức vận chuyển thay thế (xe khách, tàu hỏa, dịch vụ chuyển phát nhanh) để có thể linh hoạt thay đổi.

Tận dụng công nghệ để theo dõi và cập nhật 

Ngày nay, một số chành xe hiện đại đã áp dụng công nghệ vào quản lý, cho phép khách hàng theo dõi tình trạng đơn hàng trực tuyến hoặc nhận thông báo tự động qua SMS/email. Hãy ưu tiên những nhà xe cung cấp các tiện ích này để bạn chủ động hơn trong việc nắm bắt thông tin.

Chia sẻ phản hồi với nhà xe một cách xây dựng

Nếu bạn thường xuyên gặp phải tình trạng lịch xe không cố định gây bất tiện, hãy mạnh dạn góp ý với nhà xe một cách lịch sự và mang tính xây dựng. Những phản hồi từ khách hàng có thể giúp nhà xe nhận ra vấn đề và cải thiện dịch vụ của mình trong tương lai.

Tình trạng “lịch xe không cố định khiến người gửi bị động” là một thách thức không nhỏ trong ngành vận tải hàng hóa. Tuy nhiên, bằng sự tìm hiểu kỹ lưỡng, lựa chọn thông minh và chủ động trong kế hoạch, người gửi hàng hoàn toàn có thể giảm thiểu sự phụ thuộc và kiểm soát tốt hơn quá trình vận chuyển hàng hóa của mình. Hãy nhớ rằng, việc lựa chọn một đối tác vận tải đáng tin cậy, có lịch trình rõ ràng không chỉ giúp hàng hóa của bạn đi đúng hẹn mà còn mang lại sự an tâm và hiệu quả cho công việc kinh doanh cũng như các nhu cầu cá nhân.