Nhiều chành xe không xuất VAT – Gây khó cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng hội nhập và yêu cầu về minh bạch tài chính ngày càng cao, việc các đối tác cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các chành xe, xuất hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT) là một yếu tố then chốt đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy còn nhiều chành xe không xuất VAT – gây khó cho doanh nghiệp trong quá trình hạch toán chi phí, kê khai thuế và đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích vấn đề, chỉ ra những khó khăn cụ thể và đề xuất giải pháp thiết thực cho cả người gửi hàng và các doanh nghiệp.

Chành xe là gì và vai trò hiện nay?

Chành xe là một thuật ngữ quen thuộc trong ngành vận tải, đặc biệt là ở khu vực phía Nam Việt Nam. Hiểu một cách đơn giản, chành xe là điểm tập kết, trung chuyển hàng hóa, nơi các cá nhân, doanh nghiệp có thể gửi hàng đi các tỉnh hoặc nhận hàng từ các nơi khác gửi về. 

Chành xe đóng vai trò như một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp lưu thông hàng hóa một cách hiệu quả, đặc biệt là với các lô hàng lẻ, hàng ghép không đủ để thuê nguyên một chuyến xe tải lớn.

Hóa đơn VAT và tầm quan trọng với doanh nghiệp

Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT) là chứng từ pháp lý do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế. Đối với doanh nghiệp, hóa đơn VAT đầu vào (khi mua hàng hóa, dịch vụ) là căn cứ để khấu trừ thuế VAT, giảm số thuế phải nộp. Đồng thời, đây cũng là chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận sau thuế và tính minh bạch tài chính của doanh nghiệp.

Thực trạng nhiều chành xe không xuất VAT

Một thực tế đáng buồn là không ít chành xe, đặc biệt là các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ, hộ cá thể, thường hoạt động mà không đăng ký kinh doanh bài bản hoặc cố tình né tránh việc xuất hóa đơn VAT. Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, nhưng hậu quả chung là tạo ra một “vùng xám” trong giao dịch vận tải, khiến các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ gặp không ít phiền toái.

Tại sao một số chành xe lại “ngại” xuất VAT?

Có nhiều lý do khiến một số chành xe không mặn mà với việc xuất hóa đơn VAT:

• Quy mô nhỏ, hoạt động tự phát: Nhiều chành xe là hộ kinh doanh cá thể, chưa đăng ký doanh nghiệp, nên không đủ điều kiện hoặc không có ý định xuất hóa đơn.
• Trốn tránh nghĩa vụ thuế: Việc xuất hóa đơn đồng nghĩa với việc phải kê khai doanh thu và nộp thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp. Một số đơn vị muốn “né” các khoản này.
• Thủ tục phức tạp: Đối với những người không quen, quy trình xuất hóaoden, kê khai thuế có thể rườm rà, tốn thời gian và nhân lực.
• Cạnh tranh về giá: Không xuất VAT giúp họ có thể đưa ra mức giá cước vận chuyển thấp hơn một chút để thu hút khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn.

Doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn nào?

Khi làm việc với các chành xe không xuất VAT, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với hàng loạt thách thức:

• Không được khấu trừ thuế VAT đầu vào: Đây là thiệt hại tài chính trực tiếp. Số tiền VAT lẽ ra được khấu trừ nay trở thành chi phí thực tế của doanh nghiệp.
• Khó khăn trong việc hạch toán chi phí hợp lệ: Thiếu hóa đơn VAT, chi phí vận chuyển có thể không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, dẫn đến tăng thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
• Rủi ro pháp lý: Sử dụng dịch vụ không có hóa đơn có thể bị coi là giao dịch không minh bạch, tiềm ẩn rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
• Ảnh hưởng đến uy tín: Việc hợp tác với các đơn vị không tuân thủ quy định pháp luật có thể gián tiếp làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.

Rủi ro tiềm ẩn khi “nhắm mắt làm ngơ”

Một số doanh nghiệp, vì muốn tiết kiệm chi phí trước mắt hoặc do tính cấp bách của việc gửi hàng, có thể chấp nhận sử dụng dịch vụ của chành xe không xuất VAT. Tuy nhiên, đây là một quyết định tiềm ẩn nhiều rủi ro:

• Truy thu thuế: Nếu bị cơ quan thuế phát hiện, doanh nghiệp có thể bị truy thu số thuế VAT không được khấu trừ, thuế TNDN do loại chi phí không hợp lệ, cùng với các khoản phạt chậm nộp.
• Mất thời gian giải trình: Việc giải trình với cơ quan thuế về các khoản chi không có hóa đơn hợp lệ rất mất thời gian và công sức.
• Giao dịch không được bảo vệ: Khi không có hóa đơn, hợp đồng rõ ràng, nếu xảy ra tranh chấp, thất lạc hàng hóa, việc đòi bồi thường sẽ khó khăn hơn rất nhiều.

Lợi ích vàng khi chọn chành xe có xuất VAT

Ngược lại, việc lựa chọn các chành xe uy tín, có khả năng xuất hóa đơn VAT đầy đủ mang lại nhiều lợi ích không thể phủ nhận cho doanh nghiệp:

✅ Minh bạch tài chính: Hóa đơn VAT là bằng chứng cho một giao dịch hợp pháp, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dòng tiền, hạch toán chi phí.

✅ Tuân thủ pháp luật thuế: Đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tránh các rắc rối pháp lý không đáng có.

✅ Khấu trừ thuế hiệu quả: Tiết kiệm chi phí thuế đáng kể cho doanh nghiệp.

✅ Xây dựng uy tín: Làm việc với các đối tác chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật cũng góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

Dấu hiệu nhận biết một chành xe chuyên nghiệp, có VAT

Để tránh tình trạng “tiền mất tật mang”, doanh nghiệp cần có những tiêu chí để nhận diện các chành xe làm ăn nghiêm túc:

⭐ Thông tin rõ ràng: Có địa chỉ, số điện thoại, website (nếu có) công khai, minh bạch. Tốt nhất là có đăng ký kinh doanh.

⭐ Tư vấn cụ thể về VAT: Khi được hỏi, họ sẵn sàng tư vấn và xác nhận về việc xuất hóa đơn VAT cho dịch vụ vận chuyển.

⭐ Quy trình làm việc chuyên nghiệp: Có biên nhận hàng hóa rõ ràng, quy trình giao nhận cụ thể, cam kết về thời gian và an toàn hàng hóa.

⭐ Phản hồi tích cực: Tham khảo ý kiến từ những khách hàng đã sử dụng dịch vụ của chành xe đó.

Những điểm cần lưu ý khi làm việc với chành xe

Dù chành xe có xuất VAT hay không, khi gửi hàng, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:

• Thỏa thuận rõ ràng từ đầu: Xác nhận về giá cước, các phụ phí (nếu có), và đặc biệt là khả năng xuất hóa đơn VAT trước khi quyết định gửi hàng.
• Yêu cầu biên nhận chi tiết: Biên nhận cần ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, loại hàng, số lượng, giá trị (nếu cần khai báo), cước phí.
• Đóng gói hàng hóa cẩn thận: Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng quy cách để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Khi nhận hóa đơn VAT, cần kiểm tra kỹ các thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa/dịch vụ, số tiền để đảm bảo tính chính xác.

Giải pháp khắc phục tình trạng chành xe không xuất VAT cho doanh nghiệp

Đối mặt với thực trạng nhiều chành xe không xuất VAT – gây khó cho doanh nghiệp, các chủ hàng và doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm giải pháp để bảo vệ quyền lợi của mình và đảm bảo tuân thủ pháp luật:

✅ Ưu tiên lựa chọn chành xe có đăng ký kinh doanh và xuất hóa đơn VAT:

• Hãy coi đây là tiêu chí hàng đầu khi tìm kiếm đối tác vận chuyển. Dành thời gian tìm hiểu, tham khảo và yêu cầu chành xe cung cấp thông tin về tư cách pháp nhân và khả năng xuất hóa đơn.
• Chấp nhận mức giá có thể cao hơn một chút để đổi lấy sự minh bạch và an toàn pháp lý.

✅ Yêu cầu xác nhận về hóa đơn VAT trước khi gửi hàng: Trước khi giao hàng cho chành xe, hãy hỏi rõ ràng và yêu cầu cam kết về việc xuất hóa đơn VAT. Nếu chành xe từ chối hoặc mập mờ, nên cân nhắc tìm đơn vị khác.

✅ Thỏa thuận chi phí đã bao gồm VAT (nếu có thể): Trong trường hợp chành xe đồng ý xuất VAT, hãy làm rõ tổng chi phí vận chuyển đã bao gồm 10% VAT (hoặc mức thuế suất hiện hành) hay chưa để tránh phát sinh thêm chi phí không mong muốn.

✅ Lập hợp đồng vận chuyển (đối với các lô hàng lớn, thường xuyên): Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển thường xuyên hoặc các lô hàng giá trị cao, việc ký kết hợp đồng vận chuyển với chành xe là cần thiết. Hợp đồng nên quy định rõ trách nhiệm của các bên, chi phí, và điều khoản về việc cung cấp hóa đơn VAT.

✅ Tìm kiếm các công ty vận tải chuyên nghiệp: Thay vì các chành xe nhỏ lẻ, doanh nghiệp có thể tìm đến các công ty vận tải, logistics chuyên nghiệp. Các công ty này thường có quy trình làm việc bài bản, hệ thống quản lý hiện đại và chắc chắn sẽ xuất hóa đơn VAT đầy đủ.

✅ Sử dụng dịch vụ gom hàng của các đơn vị uy tín: Nếu lượng hàng không lớn, có thể tìm các đơn vị chuyên gom hàng lẻ. Nhiều công ty vận tải lớn cũng có dịch vụ này và đảm bảo xuất hóa đơn.

✅ Trong trường hợp bất khả kháng (chành xe quen, giá tốt nhưng không có VAT):

• Đây là tình huống cần cân nhắc kỹ lưỡng. Doanh nghiệp phải chấp nhận rủi ro không được khấu trừ thuế và chi phí đó có thể không được tính là chi phí hợp lệ.
• Nếu vẫn quyết định sử dụng, cần có các chứng từ thay thế hợp lý (phiếu chi, biên nhận có đầy đủ thông tin các bên, bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu của Bộ Tài chính…) để giải trình khi cần, tuy nhiên tính pháp lý của các chứng từ này để khấu trừ chi phí thuế vẫn thấp hơn nhiều so_với hóa đơn VAT.

✅ Kiến nghị với các hiệp hội ngành nghề, cơ quan quản lý: Doanh nghiệp có thể thông qua các hiệp hội ngành nghề để phản ánh thực trạng này, kiến nghị cơ quan quản lý nhà nước có biện pháp hỗ trợ, quản lý chặt chẽ hơn hoạt động của các chành xe, khuyến khích và yêu cầu việc đăng ký kinh doanh, xuất hóa đơn.

Tóm lại, việc nhiều chành xe không xuất VAT – gây khó cho doanh nghiệp là một vấn đề cần được cả phía người cung cấp dịch vụ và người sử dụng dịch vụ nhìn nhận nghiêm túc. Doanh nghiệp cần chủ động bảo vệ mình bằng cách lựa chọn các đối tác uy tín, minh bạch. Về lâu dài, việc chuẩn hóa hoạt động của các chành xe, khuyến khích họ tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ sẽ góp phần làm lành mạnh hóa thị trường vận tải và tạo môi trường kinh doanh bình đẳng, thuận lợi hơn.