Không cung cấp mã vận đơn – Không thể theo dõi hàng hóa

Trong thời đại công nghệ số, việc theo dõi hành trình một món hàng đã trở thành một nhu cầu thiết yếu của cả người gửi lẫn người nhận. Cảm giác hồi hộp chờ đợi, không biết kiện hàng của mình đang ở đâu, bao giờ tới nơi, thực sự gây khó chịu. Đối với các chành xe, việc “quên” hoặc không cung cấp mã vận đơn cho khách hàng không chỉ làm giảm trải nghiệm dịch vụ mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro và bất tiện. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích vấn đề này và đề xuất những giải pháp thiết thực cho cả chành xe và người sử dụng dịch vụ.

Mã vận đơn là gì, bạn đã biết?

Mã vận đơn (tracking code/tracking number) là một dãy ký tự (thường là số hoặc kết hợp chữ và số) duy nhất được gán cho mỗi một lô hàng hoặc kiện hàng khi nó được tiếp nhận bởi đơn vị vận chuyển. 

Mã này giống như “chứng minh thư” của kiện hàng, cho phép người gửi, người nhận và cả chính đơn vị vận chuyển có thể theo dõi vị trí, trạng thái của lô hàng đó trong suốt quá trình vận chuyển, từ lúc rời kho đến khi được giao thành công.

Tầm quan trọng không thể chối cãi

Mã vận đơn không chỉ đơn thuần là một dãy số. Nó mang lại sự minh bạch, an tâm và khả năng kiểm soát cho tất cả các bên liên quan.

• Đối với người gửi: Giúp họ biết hàng đã được gửi đi chưa, đang ở đâu, dự kiến khi nào đến tay người nhận. Điều này đặc biệt quan trọng với các giao dịch thương mại, giúp họ thông báo cho đối tác, khách hàng.
• Đối với người nhận: Giúp họ chủ động sắp xếp thời gian nhận hàng, tránh bỏ lỡ hoặc phải chờ đợi không cần thiết.
• Đối với chành xe: Giúp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn, giảm thiểu các cuộc gọi hỏi thăm tình trạng đơn, và là bằng chứng cho việc hàng đã được giao hoặc đang ở trạng thái nào.

Gửi hàng không mã: Nỗi bất an thường trực

Hãy tưởng tượng bạn gửi một món hàng quan trọng, có giá trị, hoặc cần giao gấp. Nhưng sau khi hàng rời đi, bạn hoàn toàn “mù tịt” thông tin. Bạn không biết nó đã qua những đâu, có gặp trục trặc gì không, bao giờ mới đến nơi. Cảm giác bất an, lo lắng này là điều mà không người gửi hàng nào mong muốn. Việc liên tục phải gọi điện hỏi thăm chành xe vừa tốn thời gian, vừa không phải lúc nào cũng nhận được câu trả lời ngay lập tức.

Tại sao nhiều chành xe chưa cung cấp?

Mặc dù lợi ích của mã vận đơn là rõ ràng, nhưng vẫn còn không ít chành xe, đặc biệt là các chành xe quy mô nhỏ hoặc hoạt động theo kiểu truyền thống, chưa triển khai việc cung cấp mã theo dõi cho khách hàng. Lý do có thể bao gồm:

• Thói quen cũ: Hoạt động dựa trên sự tin tưởng, “gửi miệng” đã thành thông lệ.
• Hạn chế về công nghệ: Chưa đầu tư hệ thống phần mềm quản lý vận đơn có chức năng tracking.
• Chi phí: Lo ngại việc đầu tư ban đầu cho hệ thống và nhân lực vận hành.
• Cho rằng không cần thiết: Với các tuyến ngắn hoặc khách quen, họ nghĩ việc này là rườm rà.
• Quy trình thủ công: Việc tạo và quản lý mã vận đơn thủ công tốn nhiều thời gian nếu không có hệ thống hỗ trợ.

Rủi ro cho người gửi: Mất dấu hàng hóa

Khi không có mã vận đơn, người gửi hàng phải đối mặt với nhiều rủi ro:

• Không biết hàng đang ở đâu: Đây là rủi ro lớn nhất, gây hoang mang, đặc biệt với hàng hóa quan trọng.
• Khó ước lượng thời gian nhận hàng: Không thể chủ động thông báo cho người nhận.
• Khó khiếu nại khi hàng chậm trễ: Không có cơ sở để chứng minh thời gian gửi và lịch trình dự kiến.
• Cảm giác thiếu chuyên nghiệp: Dịch vụ không minh bạch làm giảm niềm tin vào chành xe.
• Trong trường hợp xấu nhất (thất lạc): Việc không có mã vận đơn để đối soát ban đầu khiến quá trình tìm kiếm, xác minh trở nên khó khăn hơn.

Phiền toái cho người nhận: Khó sắp xếp

Người nhận hàng cũng gặp không ít phiền toái khi không thể theo dõi đơn hàng của mình:

• Bị động trong việc nhận hàng: Không biết chính xác khi nào hàng đến để sắp xếp công việc, người ở nhà nhận.
• Lỡ hàng: Nếu shipper giao đến mà không có người nhận (do không được báo trước hoặc không ước lượng được thời gian), hàng có thể bị hoàn trả hoặc lưu kho, gây tốn kém thêm chi phí và thời gian.
• Lo lắng hàng không đến: Đặc biệt với các đơn hàng đã thanh toán trước.

Uy tín chành xe bị ảnh hưởng ra sao?

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng. Việc không cung cấp mã vận đơn có thể khiến chành xe:

• Mất điểm trong mắt khách hàng: Bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, không theo kịp xu thế.
• Tăng gánh nặng cho bộ phận chăm sóc khách hàng: Phải liên tục trả lời các câu hỏi về tình trạng đơn hàng.
• Khó xây dựng lòng tin với khách hàng mới: Khách hàng mới thường ưu tiên các đơn vị có quy trình rõ ràng, minh bạch.
• Dễ phát sinh tranh chấp: Khi không có thông tin đối chứng cụ thể về hành trình đơn hàng.

Những tình huống ‘dở khóc dở cười’

Thực tế đã có không ít tình huống bi hài xảy ra do thiếu mã vận đơn:

• Người gửi gọi chành xe A, chành xe A báo hàng đã qua kho B, gọi kho B thì báo chưa thấy, tạo thành một vòng luẩn quẩn.
• Người nhận ở nhà cả ngày chờ hàng nhưng không thấy, gọi hỏi thì mới biết hàng đã giao cho… hàng xóm từ sáng mà không ai thông báo.
• Hàng cần gấp cho sự kiện, nhưng vì không theo dõi được nên không có kế hoạch dự phòng, cuối cùng hàng đến trễ gây thiệt hại.

Khi nào việc theo dõi trở nên cấp thiết?

Mặc dù việc theo dõi hàng hóa luôn quan trọng, nhưng nó trở nên đặc biệt cấp thiết trong các trường hợp sau:

• Hàng hóa có giá trị cao.
• Hàng hóa dễ vỡ, cần bảo quản đặc biệt.
• Hàng hóa cần giao gấp theo đúng tiến độ.
• Gửi hàng cho đối tác kinh doanh, cần sự chuyên nghiệp và chính xác.
• Gửi hàng đi các tỉnh xa, thời gian vận chuyển dài.

Từ ‘gửi chay’ đến vận chuyển chuyên nghiệp

“Gửi chay” – thuật ngữ dân dã chỉ việc gửi hàng mà không có bất kỳ thông tin theo dõi nào – đang dần trở nên lỗi thời. Khách hàng ngày nay thông thái hơn và có yêu cầu cao hơn về chất lượng dịch vụ. Việc chuyển mình từ mô hình truyền thống sang một quy trình chuyên nghiệp, có ứng dụng công nghệ, bao gồm cả việc cung cấp mã vận đơn, là xu hướng tất yếu của các chành xe muốn tồn tại và phát triển bền vững.

Giải pháp nâng cao trải nghiệm: Hệ thống theo dõi hàng hóa

Để khắc phục tình trạng “mù thông tin” và nâng cao chất lượng dịch vụ, các chành xe cần chủ động triển khai giải pháp cung cấp mã vận đơn và hệ thống theo dõi.

Đối với Chành xe:

✅ Đầu tư Hệ thống Quản lý Vận đơn:

• Lựa chọn phần mềm phù hợp: Có rất nhiều phần mềm quản lý vận tải, từ đơn giản đến phức tạp, có chức năng tạo mã vận đơn tự động, cập nhật trạng thái đơn hàng và cho phép khách hàng tra cứu online.
• Giải pháp đơn giản ban đầu: Nếu chưa có điều kiện đầu tư lớn, có thể bắt đầu bằng việc tạo mã thủ công (theo quy tắc nhất định) và cập nhật trạng thái qua Zalo, SMS hoặc một file Google Sheets chia sẻ cho khách hàng có link tra cứu.

✅ Chuẩn hóa Quy trình Tạo và Cung cấp Mã:

• Mỗi đơn hàng khi tiếp nhận đều phải được tạo mã vận đơn ngay.
• Cung cấp mã cho khách hàng ngay sau khi tạo, có thể qua tin nhắn SMS, Zalo, email hoặc in trực tiếp trên phiếu gửi hàng.

✅ Xây dựng Cổng Tra cứu Online:

• Nếu có website, tích hợp tính năng tra cứu vận đơn trực tiếp trên website.
• Hoặc sử dụng các nền tảng tạo trang tra cứu đơn giản.

✅ Đào tạo Nhân viên: Hướng dẫn nhân viên quy trình tạo mã, cập nhật trạng thái đơn hàng và cách hỗ trợ khách hàng tra cứu.

✅ Cập nhật Trạng thái Đơn hàng Kịp thời: Khi hàng qua mỗi chặng (ví dụ: rời kho, đến kho trung chuyển, đang giao), hệ thống cần được cập nhật để khách hàng nắm bắt.

✅ Chủ động Thông báo cho Khách hàng: Ngoài việc cho phép khách tự tra cứu, có thể gửi thông báo tự động (SMS/Email/Zalo) khi có cập nhật quan trọng về đơn hàng (ví dụ: hàng sắp giao).

Đối với Người Gửi/Nhận Hàng:

✅ Luôn yêu cầu Mã Vận đơn: Khi gửi hàng, hãy chủ động hỏi xin mã vận đơn từ chành xe.

✅ Ưu tiên Chành xe có Hệ thống Theo dõi: Khi lựa chọn đơn vị vận chuyển, hãy ưu tiên những chành xe cung cấp dịch vụ theo dõi hàng hóa minh bạch.

✅ Kiểm tra Thông tin trên Phiếu Gửi: Đảm bảo mã vận đơn được ghi rõ ràng trên phiếu gửi hàng hoặc được cung cấp qua các kênh liên lạc khác.

✅ Sử dụng Mã để Theo dõi Thường xuyên: Chủ động truy cập vào hệ thống tra cứu của chành xe để cập nhật tình trạng đơn hàng.

Việc không cung cấp mã vận đơn sẽ gây ảnh hưởng cho người gửi khi không thể theo dõi hàng hóa. Cung cấp mã vận đơn không còn là một lựa chọn “có thì tốt” mà đã trở thành một tiêu chuẩn dịch vụ cơ bản trong ngành vận chuyển. Nó không chỉ mang lại sự tiện lợi, an tâm cho khách hàng mà còn giúp chành xe nâng cao hiệu quả quản lý, xây dựng uy tín và khẳng định sự chuyên nghiệp của mình trên thị trường. Đầu tư vào hệ thống theo dõi chính là đầu tư vào sự hài lòng của khách hàng và sự phát triển bền vững của chành xe.