Chành xe nhỏ lẻ, không có quy trình quản lý chuyên nghiệp

Trong bối cảnh thương mại điện tử và nhu cầu giao thương ngày càng tăng, dịch vụ vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là qua các chành xe, trở nên vô cùng quan trọng. Bên cạnh những đơn vị vận tải lớn, chuyên nghiệp, sự tồn tại của các chành xe nhỏ lẻ, không có quy trình quản lý chuyên nghiệp là một thực tế phổ biến. Dù có thể mang lại sự tiện lợi nhất định về giá cả hoặc sự linh hoạt ở một số khía cạnh, việc thiếu đi một hệ thống quản lý bài bản lại tiềm ẩn không ít rủi ro cho cả người gửi lẫn người nhận hàng. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những đặc điểm, thách thức và đưa ra giải pháp cho vấn đề này, giúp bạn có cái nhìn toàn diện và đưa ra lựa chọn sáng suốt khi cần gửi hàng.

Chành xe nhỏ lẻ là gì?

Chành xe nhỏ lẻ thường được hiểu là những đơn vị kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa có quy mô hoạt động nhỏ, thường do cá nhân hoặc gia đình tự quản lý. Điểm đặc trưng của các chành xe này là mạng lưới có thể không rộng khắp, phương tiện vận chuyển hạn chế và đặc biệt là thiếu vắng một quy trình quản lý chuyên nghiệp, bài bản từ khâu nhận hàng, đóng gói, vận chuyển đến giao nhận và xử lý sự cố.

Vì sao nhiều chành xe nhỏ lẻ thiếu chuyên nghiệp?

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này. Thứ nhất, nguồn lực tài chính hạn chế khiến họ khó đầu tư vào công nghệ quản lý, đào tạo nhân viên hay xây dựng cơ sở vật chất đạt chuẩn. Thứ hai, tư duy kinh doanh kiểu “gia đình” hoặc “truyền thống” đôi khi xem nhẹ tầm quan trọng của việc chuẩn hóa quy trình. Họ có thể dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân và mối quan hệ. Dù đã quen thuộc với nhiều người, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất và những hệ lụy khi gửi gắm tài sản của mình cho những đơn vị như vậy. quan hệ hơn là các quy tắc, tiêu chuẩn rõ ràng.

Rủi ro gửi hàng qua chành xe thiếu chuyên nghiệp

Đây là phần quan trọng nhất mà người gửi hàng cần lưu tâm. Sự thiếu chuyên nghiệp trong quản lý dẫn đến hàng loạt các vấn đề tiềm ẩn, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa và quyền lợi của bạn.

Dấu hiệu nhận biết một chành xe kém chất lượng

Để tránh “tiền mất tật mang”, bạn cần tinh ý nhận ra những dấu hiệu của một chành xe hoạt động thiếu chuyên nghiệp. Đó có thể là cơ sở vật chất tạm bợ, xập xệ; nhân viên không có đồng phục, thái độ phục vụ hời hợt; không có website hoặc thông tin liên hệ rõ ràng; không cung cấp được hợp đồng hay phiếu gửi hàng chuẩn chỉnh.

Thất lạc, hư hỏng hàng hóa: Nỗi ám ảnh thường trực

Khi không có quy trình kiểm kê, đóng gói và vận chuyển chuẩn mực, nguy cơ hàng hóa bị thất lạc, nhầm lẫn hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển là rất cao. Việc xếp dỡ hàng hóa cẩu thả, không phân loại hàng dễ vỡ, hàng nặng đè lên hàng nhẹ là chuyện không hiếm gặp ở các chành xe thiếu chuyên nghiệp.

Thời gian giao nhận: Không thể đoán trước và thường xuyên trễ hẹn

Một trong những vấn đề nhức nhối nhất là thời gian giao hàng không được đảm bảo. Do không có hệ thống theo dõi lộ trình chuyên nghiệp, việc ước tính thời gian chỉ mang tính tương đối. Chuyện trễ hẹn vài ngày, thậm chí cả tuần là điều mà nhiều người gửi hàng qua chành xe nhỏ lẻ đã từng trải qua, gây ảnh hưởng không nhỏ đến kế hoạch cá nhân và công việc kinh doanh.

Giá cước mập mờ, dễ phát sinh chi phí không báo trước

Ban đầu, giá cước có thể được báo rất hấp dẫn. Tuy nhiên, do không có bảng giá niêm yết rõ ràng hoặc hợp đồng chi tiết, các chi phí phát sinh như phí bốc xếp, phí vào đường cấm, phí lưu kho (nếu có) thường không được thông báo trước. Điều này khiến người gửi rơi vào thế bị động và phải trả thêm những khoản tiền không đáng có.

Thiếu hợp đồng, chứng từ pháp lý rõ ràng

Việc không có hợp đồng vận chuyển hoặc phiếu gửi hàng với các điều khoản ràng buộc rõ ràng là một rủi ro lớn. Khi xảy ra tranh chấp, thất lạc hay hư hỏng hàng hóa, người gửi sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc yêu cầu bồi thường vì không có cơ sở pháp lý để đối chiếu và bảo vệ quyền lợi của mình.

Khó khăn cần hỗ trợ, khiếu nại, giải quyết sự cố

Do thiếu bộ phận chăm sóc khách hàng chuyên trách và quy trình xử lý khiếu nại bài bản, việc liên hệ để được hỗ trợ khi gặp sự cố thường rất gian nan. Người gửi có thể phải gọi điện nhiều lần, gặp nhiều người khác nhau mà vấn đề vẫn không được giải quyết triệt để, gây ra sự mệt mỏi và bức xúc.

Ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của người gửi

Đối với các chủ shop kinh doanh online, việc lựa chọn một đơn vị vận chuyển thiếu chuyên nghiệp có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín. Hàng giao chậm, hư hỏng không chỉ khiến khách hàng khó chịu, đánh giá thấp shop mà còn có thể dẫn đến mất khách và giảm doanh thu.

Những giải pháp khắc phục và lựa chọn thông minh 

Hiểu rõ những rủi ro từ các chành xe nhỏ lẻ, không có quy trình quản lý chuyên nghiệp là bước đầu tiên. Quan trọng hơn là chúng ta cần có những giải pháp để tự bảo vệ mình và thúc đẩy sự chuyên nghiệp hóa của ngành dịch vụ này.

Đối với người gửi hàng:

⭐ Tìm hiểu kỹ thông tin: Trước khi quyết định gửi hàng, hãy dành thời gian tìm hiểu về chành xe. Kiểm tra các đánh giá trực tuyến (nếu có), hỏi ý kiến từ những người đã từng sử dụng dịch vụ.

⭐ Ưu tiên chành xe có địa chỉ rõ ràng, cơ sở vật chất ổn định: Một văn phòng giao dịch tươm tất, kho bãi được sắp xếp gọn gàng phần nào thể hiện sự đầu tư và nghiêm túc trong kinh doanh.

⭐ Yêu cầu hợp đồng hoặc phiếu gửi hàng chi tiết: Đảm bảo trên đó có đầy đủ thông tin về người gửi, người nhận, loại hàng, số lượng, giá trị (nếu cần khai báo), cước phí, thời gian giao nhận dự kiến và các điều khoản bồi thường khi có sự cố.

⭐ Hỏi rõ về quy trình đóng gói, bảo hiểm hàng hóa (nếu có): Đối với hàng dễ vỡ hoặc giá trị cao, nên hỏi kỹ về cách thức đóng gói và khả năng mua bảo hiểm hàng hóa.

⭐ Chụp ảnh hàng hóa trước khi gửi: Đây là bằng chứng quan trọng phòng trường hợp hàng bị hư hỏng hoặc thất lạc.

⭐ Bắt đầu với lô hàng nhỏ: Nếu lần đầu sử dụng dịch vụ của một chành xe mới, hãy thử gửi một lô hàng nhỏ để kiểm tra chất lượng dịch vụ trước khi gửi những đơn hàng lớn hơn.

⭐ Ưu tiên các đơn vị có ứng dụng công nghệ: Một số chành xe dù quy mô chưa lớn nhưng đã bắt đầu áp dụng công nghệ vào quản lý, theo dõi đơn hàng, giúp minh bạch hóa thông tin.

Đối với bản thân các chành xe nhỏ lẻ:

⭐ Chuẩn hóa quy trình cơ bản: Bắt đầu từ những việc đơn giản như quy trình nhận hàng (ghi phiếu, kiểm tra), đóng gói (phân loại, gia cố), xếp dỡ, giao nhận (ký nhận).

⭐ Đào tạo nhân viên: Nâng cao ý thức trách nhiệm và kỹ năng phục vụ cho nhân viên, từ người bốc xếp đến người tiếp nhận đơn hàng.

⭐ Đầu tư vào công cụ quản lý đơn giản: Không nhất thiết phải là phần mềm đắt đỏ, có thể bắt đầu bằng các file Excel được tổ chức khoa học, hoặc các ứng dụng quản lý vận đơn cơ bản.

⭐ Minh bạch thông tin: Công khai bảng giá cước (nếu có thể), các loại phụ phí, thời gian giao nhận dự kiến. Cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng để khách hàng dễ dàng tìm đến khi cần.

⭐ Lắng nghe phản hồi của khách hàng: Xem xét các khiếu nại, góp ý một cách nghiêm túc để cải thiện chất lượng dịch vụ. Xây dựng cơ chế giải quyết khiếu nại rõ ràng, nhanh chóng.

⭐ Xây dựng uy tín từ những điều nhỏ nhất: Sự cẩn thận, trung thực và trách nhiệm trong từng đơn hàng sẽ giúp chành xe xây dựng được lòng tin với khách hàng, từ đó phát triển bền vững hơn.

Việc lựa chọn một đối tác vận chuyển uy tín là vô cùng quan trọng. Dù các chành xe nhỏ lẻ có thể mang lại một số lợi thế nhất định, nhưng việc thiếu quy trình quản lý chuyên nghiệp luôn tiềm ẩn rủi ro. Bằng cách trang bị kiến thức, cẩn trọng trong lựa chọn và ưu tiên những đơn vị có ý thức cải tiến, bạn không chỉ bảo vệ được tài sản của mình mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của thị trường vận tải.