Không có hợp đồng vận chuyển – Khó xử lý khi xảy ra sự cố

Trong ngành vận tải, đặc biệt là với các chành xe, việc gửi và nhận hàng đôi khi diễn ra nhanh chóng, dựa trên sự tin tưởng hoặc thói quen “gửi miệng”. Tuy nhiên, chính sự thiếu vắng, không có hợp đồng vận chuyển, dù đơn giản, lại là mầm mống cho vô vàn rắc rối tiềm ẩn. Khi sự cố không may xảy ra như mất mát, hư hỏng hàng hóa, hoặc tranh chấp về cước phí, việc không có văn bản pháp lý rõ ràng sẽ khiến cả người gửi lẫn nhà xe rơi vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan”, khó lòng bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những khó khăn và cách khắc phục khi vận chuyển hàng hóa mà không có hợp đồng.

Gửi hàng “miệng”: Lợi bất cập hại

Việc gửi hàng không cần giấy tờ, chỉ dựa vào thỏa thuận miệng, có vẻ nhanh gọn và tiện lợi ban đầu. Nhiều khách hàng quen thuộc với chành xe thường chọn cách này vì tin tưởng. Các chành xe đôi khi cũng bỏ qua thủ tục này để tiết kiệm thời gian, nhất là với những lô hàng nhỏ lẻ. 

Tuy nhiên, sự tiện lợi nhất thời này lại ẩn chứa nhiều rủi ro khôn lường. “Lời nói gió bay”, khi có vấn đề phát sinh, không có gì làm bằng chứng cụ thể để đối chiếu, giải quyết. Sự tin tưởng lúc này có thể bị thử thách, thậm chí đổ vỡ.

Hợp đồng vận chuyển là gì?

Hợp đồng vận chuyển hàng hóa là một văn bản thỏa thuận giữa bên gửi hàng (khách hàng) và bên vận chuyển (chành xe). Trong đó, các bên sẽ quy định rõ ràng về thông tin hàng hóa (tên, số lượng, giá trị, tình trạng), thời gian, địa điểm giao nhận, cước phí vận chuyển, trách nhiệm của mỗi bên, và quan trọng nhất là các điều khoản xử lý khi có sự cố xảy ra (mất mát, hư hỏng, chậm trễ). Dù là một phiếu gửi hàng chi tiết hay một hợp đồng bài bản, nó đều có giá trị pháp lý.

Vì sao hợp đồng vận chuyển quan trọng?

Hợp đồng vận chuyển không chỉ là một tờ giấy thủ tục. Nó là lá chắn pháp lý bảo vệ quyền lợi cho cả người gửi và chành xe.

• Với người gửi: Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng cam kết, có cơ sở yêu cầu bồi thường nếu hàng hóa bị thất lạc, hư hỏng hoặc giao trễ hẹn.
• Với chành xe: Xác định rõ trách nhiệm của mình, tránh những khiếu nại vô căn cứ, có bằng chứng về tình trạng hàng hóa khi nhận, và là cơ sở để thu cước phí đầy đủ.
  Nó tạo ra một khuôn khổ rõ ràng, minh bạch, giúp giảm thiểu tranh chấp và xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, chuyên nghiệp.

Khi không có hợp đồng: Ai chịu thiệt?

Thực tế cho thấy, khi không có hợp đồng vận chuyển, cả người gửi và chành xe đều có thể phải chịu thiệt hại. Tuy nhiên, người gửi hàng thường ở thế yếu hơn do không nắm rõ quy trình và không có bằng chứng cụ thể về giá trị, tình trạng hàng hóa đã gửi. Chành xe cũng gặp khó khăn trong việc chứng minh mình đã thực hiện đúng trách nhiệm hoặc xác định nguyên nhân sự cố không phải do lỗi của mình. Sự mập mờ này khiến việc giải quyết trở nên vô cùng phức tạp.

Rủi ro tiềm ẩn cho người gửi hàng

Khi phó thác tài sản của mình cho nhà xe mà không có bất kỳ giấy tờ ràng buộc nào, người gửi hàng phải đối mặt với nhiều nguy cơ:

• Mất hàng, thất lạc không được đền bù: Không có bằng chứng về việc gửi hàng, số lượng, giá trị, việc đòi bồi thường gần như là không thể.
• Hàng hóa hư hỏng không rõ trách nhiệm: Khó xác định hàng hỏng do đóng gói, do quá trình vận chuyển hay do yếu tố khách quan.
• Thời gian giao hàng không đảm bảo: Thỏa thuận miệng về thời gian dễ bị trì hoãn mà không có cơ sở để khiếu nại.
• Cước phí phát sinh không rõ ràng: Có thể bị tính thêm các chi phí vô lý mà không được báo trước.
• Bị từ chối vận chuyển hoặc trả hàng vô cớ: Chành xe có thể thay đổi quyết định mà người gửi không thể làm gì.

Thách thức không nhỏ cho chành xe

Không chỉ người gửi, chành xe cũng đối mặt với nhiều thách thức khi vận hành mà thiếu hợp đồng:

❌ Khó xác định giá trị hàng hóa để đền bù (nếu có thiện chí): Khi không có khai báo giá trị, việc đền bù dựa trên cơ sở nào?

❌ Bị khách hàng đổ lỗi vô căn cứ: Khách hàng có thể khai tăng số lượng, giá trị hàng hóa bị mất/hỏng.

❌ Tranh chấp về tình trạng hàng hóa khi nhận: Khách có thể nói hàng còn mới nguyên khi gửi, trong khi thực tế có thể đã cũ hoặc có khuyết tật từ trước.

❌ Ảnh hưởng uy tín: Xử lý sự cố không thỏa đáng do thiếu cơ sở pháp lý dễ khiến chành xe mất đi khách hàng và uy tín đã xây dựng.

❌ Khó khăn trong việc thu cước: Khách hàng có thể từ chối thanh toán hoặc trì hoãn nếu không hài lòng, và không có hợp đồng để ràng buộc.

Những sự cố thường gặp khi thiếu hợp đồng

Một số kịch bản “dở khóc dở cười” mà các bên thường xuyên đối mặt khi giao dịch vận chuyển không có giấy tờ rõ ràng:

• Hàng đến trễ so với “hẹn miệng”: Người gửi cần gấp, nhà xe lại không có cam kết bằng văn bản về thời gian.
• Hàng hóa bị móp méo, bể vỡ: Không rõ lỗi do ai, quy trình đóng gói của người gửi hay quá trình xếp dỡ của nhà xe.
• Thất lạc một phần hoặc toàn bộ kiện hàng: Không có biên bản giao nhận, không có chữ ký, rất khó để quy trách nhiệm.
• Tranh cãi về cước phí: Lúc thỏa thuận một giá, lúc thanh toán lại phát sinh thêm chi phí khác.
• Nhầm lẫn hàng hóa: Giao nhầm hàng cho người nhận khác do không có thông tin đối chiếu cụ thể trên phiếu.

Mất mát, thất lạc hàng hóa

Đây là một trong những cơn ác mộng lớn nhất. Nếu không có hợp đồng hoặc phiếu gửi hàng ghi rõ số lượng, chủng loại, tình trạng và giá trị (nếu có khai giá), việc tìm lại hàng hóa hoặc yêu cầu bồi thường trở nên vô cùng gian nan. Chành xe có thể nói họ không nhận đủ số lượng như khách báo, hoặc hàng hóa đó không có giá trị cao như khách khai. Người gửi thì không có bằng chứng để chứng minh điều ngược lại. Cuộc tranh cãi sẽ không có hồi kết.

Hư hỏng hàng hóa không rõ trách nhiệm

Tương tự như mất mát, việc hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển mà không có hợp đồng sẽ dẫn đến tranh cãi về trách nhiệm. Hàng hóa có được đóng gói đúng quy cách không? Tình trạng ban đầu của hàng hóa khi chành xe nhận là như thế nào? Liệu hư hỏng xảy ra do lỗi của chành xe trong quá trình bốc xếp, vận chuyển hay do yếu tố bên ngoài? Không có biên bản kiểm tra hàng hóa lúc nhận, mọi lời nói đều trở nên vô nghĩa.

Chậm trễ giao nhận và chi phí phát sinh

Thỏa thuận miệng về thời gian giao hàng thường không có tính ràng buộc cao. Khi hàng hóa bị giao chậm trễ, gây ảnh hưởng đến kế hoạch của người nhận, người gửi cũng khó có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại phát sinh. Ngược lại, nếu hàng đến nơi mà người nhận không ra lấy, chành xe cũng không có cơ sở để tính phí lưu kho hay các chi phí phát sinh khác nếu không được quy định trước.

Giải pháp toàn diện cho chành xe và khách hàng

Để tránh những rắc rối không đáng có và đảm bảo một quy trình vận chuyển minh bạch, an toàn, việc thiết lập một thỏa thuận bằng văn bản là điều cần thiết. Đây không phải là làm khó nhau, mà là để bảo vệ lợi ích chung.

Đối với Chành xe:

⭐ Luôn sử dụng Phiếu Gửi Hàng/Biên Nhận Vận Chuyển:

• Tạo mẫu phiếu gửi hàng chuẩn, có đầy đủ các thông tin cần thiết: Tên, địa chỉ, SĐT người gửi/người nhận; Tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích (ước tính); Tình trạng hàng hóa khi nhận (có ghi chú cụ thể nếu hàng cũ, dễ vỡ, có dấu hiệu hư hỏng sẵn); Cước phí, hình thức thanh toán; Thời gian dự kiến giao hàng; Điều khoản trách nhiệm cơ bản.
• Yêu cầu nhân viên phải lập phiếu cho mọi lô hàng, dù lớn hay nhỏ.

⭐ Quy định rõ ràng về trách nhiệm bồi thường:

• Xây dựng chính sách bồi thường rõ ràng trong trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng do lỗi của chành xe. Mức bồi thường có thể dựa trên giá trị khai báo (nếu có) hoặc theo một tỷ lệ nhất định trên cước phí.
• Thông báo rõ cho khách hàng về chính sách này.

⭐ Quy trình kiểm tra hàng hóa khi nhận:

• Hướng dẫn nhân viên kiểm tra kỹ tình trạng đóng gói, chủng loại, số lượng hàng hóa cùng với khách hàng trước khi nhận.
• Ghi chú rõ ràng vào phiếu gửi hàng nếu có bất kỳ điểm bất thường nào. Chụp ảnh lại nếu cần thiết, đặc biệt với hàng giá trị cao hoặc dễ hư hỏng.

⭐ Tư vấn và giải thích cho khách hàng:

• Chủ động giải thích cho khách hàng về tầm quan trọng của phiếu gửi hàng và các điều khoản trong đó.
• Hướng dẫn khách hàng cách khai báo thông tin chính xác, cách đóng gói hàng hóa an toàn.

⭐ Lưu trữ hồ sơ cẩn thận: Lưu giữ các phiếu gửi hàng, biên bản (nếu có) một cách khoa học để dễ dàng tra cứu khi cần.

⭐ Cân nhắc mua bảo hiểm hàng hóa (cho các lô hàng giá trị cao): Tư vấn cho khách hàng về việc mua bảo hiểm hàng hóa đối với những mặt hàng có giá trị lớn để giảm thiểu rủi ro.

Đối với Người Gửi Hàng:

⭐ Luôn yêu cầu Phiếu Gửi Hàng/Biên Nhận: Dù là khách quen, hãy luôn yêu cầu chành xe cung cấp phiếu gửi hàng có đầy đủ thông tin.

⭐ Đọc kỹ và kiểm tra thông tin trên phiếu: Đảm bảo mọi thông tin về hàng hóa, người nhận, cước phí đều chính xác trước khi ký.

⭐ Khai báo trung thực và đầy đủ thông tin hàng hóa: Đặc biệt là chủng loại, số lượng, và giá trị (nếu chành xe có mục khai giá và bạn muốn được bảo hiểm theo giá trị).

⭐ Đóng gói hàng hóa cẩn thận, đúng quy cách: Việc này giúp bảo vệ hàng hóa của bạn và cũng là cơ sở để xác định trách nhiệm nếu có hư hỏng.

⭐ Giữ lại liên phiếu gửi hàng của mình: Đây là bằng chứng quan trọng nhất khi có sự cố xảy ra.

⭐ Chủ động hỏi về chính sách bồi thường: Tìm hiểu trước về cách chành xe xử lý khi có rủi ro để có sự chuẩn bị.

Tóm lại, việc không có hợp đồng vận chuyển rất dễ gây khó xử và dễ ảnh hưởng nhiều về làm anh của các chành xe. Nên sử dụng hợp đồng vận chuyển hoặc ít nhất là phiếu gửi hàng chi tiết không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của chành xe mà còn là biện pháp thiết yếu để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Đừng để sự chủ quan, tiện lợi nhất thời dẫn đến những tranh chấp phức tạp và thiệt hại không đáng có. Một quy trình rõ ràng, minh bạch ngay từ đầu sẽ là nền tảng cho sự hợp tác lâu dài và tin cậy.